Сегодня бизнес сталкивается с проблемами ликвидности, падения спроса и продаж и прочими неопределенностями, связанными с влиянием пандемии на экономическую ситуацию в стране и за ее пределами. При этом, малый и средний бизнес ощущает эти последствия более остро. Телеграм-канал Исламские финансы + публикует статью об оптимизации деловых расходов. Предложен ряд универсальных мер, призванных укрепить финансовое положение субъектов предпринимательства.
В условиях кризиса предприниматели зачастую ищут пути увеличения продаж, часто игнорируя вопрос оптимизации и сокращения своих расходов. Они упускают пару важных моментов – поднять продажи часто бывает намного сложнее, чем урезать некоторые расходы, а рост продаж не всегда ведет к росту чистой прибыли. Тогда как грамотное сокращение расходов может привести к увеличению рентабельности и общей эффективности бизнеса. Вопрос в том, как это сделать грамотно, выгодно и безболезненно. Именно об этом мы говорим сегодня.
Во многих наших компаниях и фирмах по-прежнему сохраняются проблемы с рентабельностью и ликвидностью. Но практически ни одна из них не имеет комплексной программы сокращения и оптимизации расходов. Многие часто обходятся разовыми мерами, которые не приносят устойчивых результатов.
Возможности для сокращения расходов есть у любой компании. Для их выявления, необходимо разработать программу сокращения затрат. Для этого необходимо провести комплексный анализ всех расходов компании. Стоит помнить, что стараясь сэкономить каждый сум, нельзя допустить падения качества продукции/услуги, иначе это может обернуться потерей выручки или даже бизнеса. В целях сокращения расходов, разделим расходы на следующие категории:
- Расходы, формирующие основу себестоимости продукции (сырье и материалы и заработная плата). Важно не переусердствовать в их экономии и четко понимать, что существенной экономии ни в сырье ни в зарплате добиться не получится;
- Маркетинговые расходы и расходы по продвижению товаров на рынке. Здесь можно достичь существенного их сокращения, а также повышения эффективности продвижения товаров, используя современные офф-лайн и он-лайн методы. Опять-же, стоит всегда балансировать между сокращением расходов и влиянием такой меры на объемы продаж;
- Расходы, слабо связанные с качеством продукции (административные и прочие расходы). Их можно смело «рубить».
Как понять какие расходы сокращать ?
Необходимо проинвентаризировать все расходы, например, указав статью расхода - классификацию расхода - № договора - ответственный отдел/сотрудник. Далее, рассматривается каждая статья расходов. В этой работе потребуется участие как финансистов, так и «собственников» расходов (т.е. отдел, который отвечает за такой расход)
Чтобы понять какие расходы можно сократить, необходимо ответить на следующие вопросы:
- что влияет на величину затрат;
- какие меры сокращения целесообразны (полный отказ от определенных расходов, их нормирование, сокращение посредством переговоров с поставщиками, предотвращение воровства и мошенничества через усиление контроля и т.д.);
- насколько целесообразны условия договоров; имеет ли смысл пересмотреть определенные договоры в свою пользу; какие условия предлагают поставщики, необходимо ли провести ревизию поставщиков, чтобы сократить зависимость от тех или иных поставщиков и давления которое они оказывают на ваш бизнес и т.д.;
- сколько времени потребуется для реализации предложенных мер.
Более крупным компаниям я советую внедрить систему бюджетирования, таким образом, связав управление затратами с бюджетом.
Инвентаризацию расходов и разработку мер по их сокращению можно проводить не реже одного раза в год, так как за год могут появиться новые виды расходов, новые контрагенты и ситуация на рынке может кардинально измениться как это произошло в 2020 году. По опыту, эффективным оказывается сокращение непроизводственных и административных расходов, которые так или иначе влияют на рентабельность бизнеса.
Если вы взялись за сокращение расходов по закупу сырья и материалов, убедитесь, что такое сокращение не скажется на качестве вашей продукции. Необходимо детально проанализировать каждый договор на предмет конкурентоспособности закупочных цен, объемов, условий поставки, качества продукции, аналогов у конкурентов, степени зависимости от поставщиков и риска их замены и т.д.. Также стоит рассмотреть разработку тендерной системы на определенные категории закупаемых товаров и услуг. Эти меры вполне могут привести к существенному снижению себестоимости вашей продукции.
На материалоёмком производстве необходимо разработать нормативы, т.е. нормы списания материалов и план по остаткам товарно-материальных запасов на складах и незавершенного производства. В более долгосрочной перспективе, важно сфокусировать усилия на повышении производительности, сокращении брака (или списании качественной продукции в качестве бракованной), росте качества продукции, что приведет к сокращению затрат.
Для постоянных затрат можно установить лимиты (исходя из уровня прошлого года и анализа роста цен), проводить оценку целесообразности и аутсорсинга определенных услуг (как минимум ежегодно).
Из конкретных мер, можно провести оценку экономии на аренде помещений, либо отказавшись от лишних площадей, либо договорившись с арендодателем о снижении стоимости аренды. Это может быть особенно актуальным для розничных компаний, расходы на аренду которых входят в число основных статей затрат.
Также, необходимо отслеживать административные расходы, регулярно проверяя не ухудшились ли показатели административной нагрузки в общих расходах, а также по отношению к выручке (питание сотрудников, содержание офиса, интернет, канцелярские товары и т.д.). Рост этого показателя является сигналом к тому, что пора принимать меры.
Многие предприниматели, особенно новички, часто не вдаются в детали выбора оптимального налогового режима их бизнеса. Поэтому, крайне важно получить качественные налоговые консультации и вести бизнес с минимальной налоговой нагрузкой.
Ну и, конечно, научитесь правильно выбирать банк, так как любой бизнес связан с большим количеством платежей и прочих финансовых транзакций. Например, некоторые банки могут предлагать специальные пакеты и привилегии для малого, среднего и крупного бизнеса. Внимательно проанализируйте предложения банков, сравните их преимущества и выберите банк, наиболее подходящий именно для вашего бизнеса.
Таким образом, каждая компания может изыскивать резервы для оптимизации своих расходов, работы над качеством продукции, сокращением непроизводственных и косвенных расходов, улучшением контроля и эффективности бизнес процессов. Все это позволит повысить рентабельность бизнеса, конкурентоспособность и качество продукции, давая вашей компании конкурентные преимущества и путь к устойчивому развитию.
