В Узбекистане планируют внедрить электронную систему апостилирования

Апостиль - это специальный штамп для использования за границей, прикрепляемый к официальному документу, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица, подписавшего официальный документ, и печати или штампа, удостоверяющего официальный документ. Апостиль можно поставить на документы, выданные ЗАГСом, нотариальные, образовательные, судебные, следственные и многие другие официальные документы.

Текущая ситуация и существующие проблемы с апостилированием официальных документов включают в себя следующее:

1. Государственная услуга по проставлению апостиля традиционно предоставляется в бумажной форме Министерством иностранных дел, территориальными управлениями юстиции, Верховным судом, Генеральной прокуратурой и Государственной инспекцией по контролю за качеством образования при Кабинете Министров;

2. Согласно действующему законодательству, гражданин должен несколько раз приезжать в Ташкент для получения государственных услуг, а для документов, выданных органами юстиции - в областные центры;

3. В настоящее время отсутствует возможность ведения единого реестра (электронной базы данных) апостилированных документов на всей территории страны. Каждая организация ведет отдельный реестр (журнал) выданных апостилей к официальным документам;

4. Заявление о проставлении апостиля рассматривается в течение 5-20 рабочих дней;

5. Невозможно проверить подлинность апостиля онлайн, проверка осуществляется только посредством прямой связи с компетентным органом.

Работы по внедрению системы электронного апостиля в международном масштабе ведутся с 2006 года.

Все государства-участники конвенции (Гаага, 5 октября 1961 года), отменившей требование легализации иностранных официальных документов, обязаны признавать официальный документ с электронным апостилем. Кроме того, если вышеупомянутая процедура отменена либо упрощена законами, постановлениями или обычаями, действующими в стране отправления, либо в соответствии с соглашениями между двумя или более государствами, это действие не может быть затребовано.

На конференции Гаагской конференции по международному частному праву в 2009 году специальная комиссия признала, что современные технологии являются неотъемлемой частью общества, использование современных технологий имеет практическое значение для исполнения положений Конвенции и ее положения не могут препятствовать использованию современных технологий. В условиях стремительного роста количества электронных документов, выдаваемых по всему миру, развитие системы электронного апостиля стало актуальной проблемой. Это связано с тем, что в соответствии с правилами, установленными Гаагской конференцией по международному частному праву, компетентным органам запрещено апостилировать электронные документы в традиционной (бумажной) форме без введения системы электронного апостиля.

Процедура электронного проставления апостиля на официальных документах внедрена в США, Великобритании, Австрии, Бельгии, Корее, Грузии, Таджикистане, Казахстане, Азербайджане и Российской Федерации.

Гаагская конференция подписала меморандум по некоторым техническим аспектам модели электронного апостиля (документ №18 от 18 апреля 2017 года).

Во всех государствах-членах конвенции система электронного апостиля должна быть внедрена в соответствии с правилами, изложенными в настоящем меморандуме.

Согласно Гаагской конвенции, участницами которой являются 140 стран, сегодня в 41 стране можно проверить апостилированные документы через систему E-register, в 19 странах можно поставить апостиль в электронном виде через систему E-App.

Если обратить внимание на страны СНГ, то система электронного апостиля была внедрена в Таджикистане в 2016 году. В РФ система E-register успешно работает с 2014 года.

Согласно проекту, планируется создать программное обеспечение, содержащее следующие компоненты:

- репозиторий документов; 

- база данных подписей, печатей и штампов; 

- сервис электронной цифровой подписи; 

- реестр внутренней/внешней входящей почты; 

- сервис генерации кода подтверждения; 

- компонент E-Register; 

- компонент E-Apostille.

В целях усовершенствования данной процедуры в соответствии с международным опытом Агентство государственных услуг разработало проект постановления Кабинета Министров, направленный на дальнейшее совершенствование процедуры проставления апостиля на официальных документах.

Проект постановления предусматривает следующее:

1) Внедряется порядок проставления специального штампа «Апостиль» в электронном виде компетентными органами, с сохранением традиционного порядка проставления апостиля на официальных документах, оформленных на территории Республики Узбекистан.

В этом случае предусматривается:

· оказание данной государственной услуги через Центр государственных услуг и (или) Единый интерактивный портал государственных услуг; 

· автоматическая проверка подписи должностного лица в официальном документе, печати либо штампа, удостоверяющего документ через программу «E-App»; 

· отправление официального документа с апостилем в электронной форме заявителю после проверки достоверности информации, содержащейся в документе.

Информация о проставленном электронном апостиле акумулируется в программе E-register, с помощью этой программы проверяется подлинность проставленного апостиля.

2) Срок рассмотрения прошения о проставлении апостиля на официальные документы компетентными органами сокращен от 5 до 2 рабочих дней, срок необходимый для подтверждения полномочий должностного лица был сокращен от 20 до 10 рабочих дней.

3) Агентству государственных услуг поручено запустить программы E-App и E-register, которые обеспечат техническую поддержку для проставления электронного апостиля на официальные документы.

4) Для обеспечения эффективной работы E-App и E-register:

государственные организации будут регулярно направлять образцы подписей должностных лиц, уполномоченных подписывать официальные документы, а также проставленные оттиски печатей и штампов в органы, уполномоченные проставлять апостиль.

Органы, уполномоченные проставлять апостиль, обеспечат постоянное обновление данной информации в программе E-App.