Арсен Длянчев: ивентлартни талотўпсиз, узилишларсиз ва асаббузарликларсиз ўтказиш йўли

Ўзбекистонда ивентлар бозори ривожланмоқда: давлат тузилмалари ва хусусий сектор тадбирлардан коммуникация ва обрўни мустаҳкамлаш воситаси сифатида фойдаланмоқда.

Unique Present Media Holding — ивентлар бозоридаги энг йирик қатнашчилардан бири. Муассис Арсен Длянчев ва бошқарувчи ҳамкор Динислом Носиров бошқаруви остида ҳолдинг йилига юзлаб тадбирларни ташкил этади. Unique Present портфелидан турфа хил миқёсдаги кейслар: амалий учрашувлардан Тошкент халқаро инвестиция форуми, президентнинг тадбиркорлар билан мулоқоти, Ислом тараққиёт банки гуруҳининг ҳар йилги йиғилиши каби салмоқли воқеаларгача жой олган.

Кўпинча буюртмачилар Unique Present мутахассисларига ўхшаш муаммолар билан мурожаат қилади. Қуйида мижозлар дуч келадиган 6 та одатий вазиятни, шунингдек, уларни четлаб ўтиш имконини берувчи ечимларни келтирамиз.

Менежер алоқага чиқмаяпти

Агентликда аниқ бизнес-жараёнлар қурилмаган бўлса, ариза йўқолиб қолиши, менежернинг жавоби чўзилиб кетиши мумкин. Unique Present’да мижозлар билан ишлаш стандартлаштирилган: регламентлар, роллар ва кирувчи мурожаатларни қайта ишлаш тартиби қатъий белгиланган. Жумладан, жавоб берилмаган қўнғироқ автоматик равишда занжир бўйлаб – кичик мутахассисдан менежерга, кейин катта менежерга ва бошқарувчи ҳамкорга узатилади.

Қўшимча равишда CRM-тизим қўлланади. У топшириқнинг долзарб мақомини кўриш, иш босқичларини кузатиш ва буюртмачи билан ўзаро алоқанинг муҳим нуқталари қолиб кетмаслигини таъминлайди. Бу ҳол мижоз жавобсиз қолиб кетиши ёки ўзи ҳақида эслатишга мажбур бўлиши каби вазиятларни истисно қилади.

Ишчи гуруҳда агентликнинг камида учта мутахассиси буюртмачи билан доимо бирга бўлади: менежер, катта менежер ва ивент-директор. Улардан бири алоқага чиқмаса, бошқаси боғланади. Бироқ бундай модел қўшимча ресурс талаб қилади: Unique Present штатида 80 дан зиёд киши мавжуд. Бу катта ҳажмларни қамраб олиш ва сўровларга тезкор муносабат билдириш имконини беради.

Молиявий шаффофликнинг мавжуд эмаслиги

Ивент-менежер учун тасдиқланган бюджет доирасида ҳаракат қилиш ва ҳисоб-китобларнинг шаффофлигини таъминлаш муҳим. Бунинг учун смета муайян позицияларга тақсимланади. Хизматларни қўшиш ёки олиб ташлаш орқали мижоз якуний сумма қандай ўзгаришини кўради.

Узоқ давом этувчи келишув циклларида, баъзида кутилмаган вазиятлар юзага келади. Масалан, бир гал смета тасдиқланиб бўлгандан кейин тадбир майдончаси эгалари хизмат нархини 25 фоизга оширади. Шунда Unique Present жамоаси раҳбарият билан музокарага чиқди ва эски нархни сақлаб қолишга эришди.  

Вау-эффектнинг рўй бермаслиги

Ивент-агентликларга эътирозлар ичида энг кўп учрайдиганларидан бири – қолипдаги сценарий: бир хил танловлар, бир хил бошловчилар. Бундай бўлмаслиги учун Unique Present’да алоҳида креатив жамоа фаолият юритади. Унинг вазифаси – таймингни тўлдириш эмас, балки бренд ғояси ва характерини юзага чиқаришдир. Сценарий меҳмонлар ўзлари билан олиб кетадиган ҳиссиётлар атрофида қурилади. Unique Present’нинг асосий қоидаси – мижозга у кутганидан кўпроқни бериш. Бу шунчаки тадбир ўтказиш эмас, балки узоқ ёдда қоладиган ечимлар ёки жиҳатларни қўшишни англатади.

Unique Present креатив бўлими юксак стандартларга эга. Барча ечимлар in-house ишлаб чиқилади – агентлик ташқи студияларга мурожаат қилмайди, балки ивентлар ўтказиш учун чархланган ўз жамоаси билан ишлайди. Кўпинча агентлик дизайнерлари бонус сифатида концептни 3Dʼда чизиб беради, шунда мижоз майдон, декорация ва асосий ҳудудлар қандай кўринишини олдиндан тасаввур қила олади.

Кўплаб ивент-менежерларнинг ҚЗК (КВН)дан келгани жамоага пишиқлик, юмор ҳисси ва ҳайратга солиш маҳоратини берди. Бу эса, тадбирларни жонли ва бошқаларга ўхшамас бўлишини таъминловчи янги ғояларни топишга ёрдам беради.

Муддат ўтиб кетиши

Ишончли агентлик форс-мажорлар ҳал этиладиган эмас, балки уларнинг олди олинадиган тизимни қуради. Unique Present’да ҳар бир лойиҳа ўз йўл харитасига, чек-листи ва ички трекерларига эга. Улар муддатларни назоратда ушлашни ва муҳим вазифалар қолиб кетмаслигини таъминлайди.

Тадбирлар майдончалари билан узоқ муддатли ва самарали ҳамкорлик туфайли агентлик преференцияларга – масалан, ортиқча тўловларсиз, монтаж учун қўшимча соатларга эга бўлади. Бу майдончани вақтлироқ топшириш ва репетициялар ҳамда қўшимча брифинглар учун вақтдан ютиш имконини беради. Бундай ёндашув стресс даражасини камайтиради, шошмашошарликнинг олдини олади ва мижознинг натижадан хавотир олмаслигини таъминлайди.

Майдончадаги тартиб

Ваҳима – пудратчилар кеч қолганда, артистлар сценарийни билмаганда мижозда кузатиладиган табиий реакция. Бундай вазиятда буюртмачининг ўзи мувофиқлаштирувчи бўлади. Unique Present’да майдончада, албатта, катта менежер бўлади, у артистлар ва техник жамоадан то официантларгача – барча оқимларни бошқаради. Мижоз масъул шахс эмас, кузатувчи сифатида қолади. Бу буюртмачиларнинг ташкилий жиҳатлар билан шуғулланмай, ўзларининг муҳим вазифаларига эътибор қаратишларига хизмат қилади. Бундан ташқари, ҳолдингнинг бошқарувчи ҳамкорлари, тизим барча миқёсларда ишлаётганига амин бўлиш учун, шахсан келгани лойиҳаларни тасодифий тартибда танлайди.

Тадбирлардаги тартиб ва таймингга риоя этилиши, жумладан, пудратчиларга боғлиқ. Unique Present гуруҳига фақат ишончли компаниялар қабул қилинади. Агентлик ҳар бир шерикни текширади ва унинг техник имкониятлари, жамоа таркиби, раҳбарияти ва ш.к. ахборотни ички базага киритади.

Бозордаги 15 йиллик фаолияти давомида агентлик Unique Present стандартларидан хабардор ва астойдил ишлайдиган синалган етказиб берувчилар рўйхатини шакллантирган. Ҳамкорлар холдинг йилига юзлаб тадбирлар ўтказишини ва кейинги лойиҳада қатнашиш олдингиси қандай ўтказилганига боғлиқлигини яхши тушунишади.

Ишлар таҳлилининг мавжуд эмаслиги

Тадбирдан кейин натижани қайд этиш муҳим: қатнашчилар жалб этилгани, ташрифлар сони, PR-самара. Буюртмачилар бу маълумотлардан ҳисоботларда, шунингдек, коммуникацион режаларни таҳрирлашда ёки янги стратегияларни ишлаб чиқишда фойдаланади. Шу сабабли, жамоа PR-ивент якунлари бўйича рақамлар, хулосалар ва тавсияларни ўз ичига олган ҳисобот тайёрлайди.

Бундан ташқари, ивент-менежер, албатта, қайта алоқа тўплайди, 2-3 кундан кейин эса, мижоз билан мустақил ходим боғланади. Унинг вазифаси – ўзаро алоқалар юзасидан самимий баҳони эшитиш. Агар буюртмачи норози бўлган бўлса, жамоа вазиятни таҳлил қилади ва ё менежерни алмаштиради, ёки хатолар устида ишлайди. Шу тариқа, ҳар бир тадбир агентлик учун ўсиш нуқтаси бўлади.

Ҳар қандай бюджетда тадбирни узилишлар ва ортиқча асабларсиз, балки ҳам меҳмонлар, ҳам раҳбариятга манзур натижа билан уюштириш мумкин. Unique Present портфелида – турли кўлам ва топшириқларга эга лойиҳалар мавжуд. up.uz сайтида улар қандай амалга оширилганлигини кўриш ва ўз тадбирингиз учун ғоялар олиш мумкин.

Facebook | Instagram | Web-sahifa