Masofadan turib ishlayotgan jamoani boshqarish: Kremniy vodiysidagi mutaxassisdan 8 maslahat
|13:02 / 17.04.202011 22713 min
Koronavirus pandemiyasi insoniyat tarixida misli ko‘rilmagan o‘zgarishlarni boshlab berdi. Jumladan, millionlab odamlar masofadan turib ishlashga o‘tgani tufayli yuz berayotgan mislsiz raqamli va tashkilotchilik transformatsiyalarini ham.
Foto Chris Ratcliffe / Bloomberg via Getty ImagesFoto Chris Ratcliffe / Bloomberg via Getty Images
Inqiroz davrida biznesning bosh aktivi — inson kapitalini yo‘qotmaslik haqida ABBYY asoschisi, sun'iy intellekt sohasida seriyali tadbirkor David Yan so‘zlab berdi. Uning fikrlari Forbes`da chop etildi.
Jahondagi mashhur HR-tahlilchilardan biri Josh Bersin va IBM`ning personalni boshqarish bo‘yicha direktori Dayan Gerson bir muddat avval o‘tkazgan qo‘shma vebinarida shunday degandi: «Og‘ir kelgan 2008 yilda kompaniyalarni moliyaviy direktorlar saqlab qolgan. 2020 yilda bu ishni personal bo‘yicha direktorlar bajarishadi».
Masofadan turib ishlayotgan jamoani boshqarishning har qanday jamoani boshqarish bilan bog‘liq bir necha bazaviy prinsiplari bor. Bu, o‘z navbatida, jamoaviylik, kommunikatsiya, qarorlar qabul qilish, ishlarni bajarish, ish muhitini hamda ish vaqtini tashkil qilish usullariga yangi talablarni qo‘yadi.
Kichik va yirik ishchi guruhlarni boshqarishda ko‘plab jihatlar bor, ulardan quyidagilarini ajratib ko‘rsatish mumkin:
· muloqot va qayta aloqa;
· shaffoflik va ishonch;
· qo‘llab-quvvatlash va o‘zaro yordam;
· aniq maqsadlar;
· o‘lchanadigan natijalar;
· texnik vositalar;
· ish va shaxsiy hayot o‘rtasidagi muvozanat.
Men ABBYY bilan birga 12ta kompaniyaga asos soldim, ularda jahonning 13 mamlakatida 1300 xodim ishlamoqda. Masalan, Yva.ai xodimlari jahonning to‘rt davlatidan turib masofadan ishlashadi. O‘zim esa so‘nggi 8 yildan buyon Kremniy vodiysida yashayapman va 100 foiz masofadan – uydan turib ishlayapman.
Kremniy vodiysining men asoschilari bilan hamsuhbat bo‘lgan, yirik taqsimlovchi korxonalari tajribasi asosida va masofadan turib ishlovchi jamoalarni yaratish bo‘yicha shaxsiy tajribamdan kelib chiqib, ayni paytda jamoasini uyidan turib ishlashga o‘tkazayotganlarga quyidagi maslahatlarni bermoqchiman.
1-maslahat. Raqamli ofis muhitini yarating va videokonferensiya orqali kuniga ko‘p marta uchrashib turing
Birinchidan, muhim mavzular bo‘yicha kundalik yoki haftalik uchrashuvlar tashkillashtiring. Bu masofadan turib ishlayotgan jamoa uchun zarur ritm yaratadi. Ikkinchidan, ishchi guruhdagi hamkasblar, rahbarlar va xodimlari o‘rtasida kun davomida tezkor uchrashuvlar imkoniyatini ta'minlang.
Mavzuga oid
Muhimi, har bir ishchi guruh oldindan belgilangan vaqtda o‘zining kundalik 15-20 daqiqalik stendapini rejalashtirsin. Xodimlarga stendapga u boshlanishidan 2-3 daqiqa avval kelishi va bu vaqtni muloqot uchun sarflashni taklif qiling.
Bir-biringiz bilan qiziqing. Oila, farzandlar, mushuklar, ob-havo, istalgan mavzuda. Shaxsiy muloqot baxt gormonlari darajasini oshiradi, u bog‘langanlik, iliq tuyg‘ular va jamoa ruhini ko‘taradi.
Agar ishchi guruh rahbari siz bo‘lsangiz, ayrim vaqtlarda o‘zingizning virtual xonangizni umuman yopmasligingiz mumkin. Xodimlar kun davomida sizning «huzuringiz»ga qisqa masalalarda kirib turishadi.
2-maslahat. Virtual o‘tirishlar o‘tkazib turing
Videokonferensiyalar orqali qiziqishlar bo‘yicha virtual klublar, noformal o‘tirishlar va kechalar tashkil qilib turing. Bu ish beradi! Turli o‘yinlar o‘tkazish mumkin. Bu ulkan ijobiy hissiyotlar uyg‘otadi.
3-maslahat. Xayrixoh muloqot qoidalariga amal qiling
Qayd etish jizki, masofadan turib ishlash odat bo‘lmagan xodimlarni matnli kommunikatsiya yashirin yoki ochiq mojarolarga olib boradi. Bunga sabab – biz ba'zan hamsuhbatimiz yozgan narsani o‘zimizcha tushunamiz yoki hamsuhbatimiz o‘zimiz bilgan narsadan xabardor deb o‘ylaymiz.
Biz o‘z xodimlarimzga bu borada beradigan maslahatlarning bir nechtasi:
· Bahslashishdan to‘xtang, bahsda nima bo‘lsa ham g‘olib bo‘lib chiqishdan saqlaning, ayniqsa ommaviy kommunikatsiya kanallarida. Birinchidan, sizning hamsuhbatingiz ham aqlli inson. Ikkinchidan, hamsuhbatingiz sizning nuqtayi nazaringizni qabul qilishni istasangiz, buning eng yaxshi yo‘li — yakkama-yakka suhbatda, xayrixoh ohangda konstruktiv vajlarni keltirib, hamsuhbatning qarshi dalillarini o‘ylab ko‘rish;
· Hamsuhbatingizning niyati yaxshi bo‘lgan deb hisoblang;
· Bir-biringiz bilan yaqindan tanishing (shaxsiy munosabatlar ishonch uyg‘otadi);
· Tashakkur bildiring! (maqtovni bo‘lishish uchun har qanday vaziyatdan foydalanish shunday muhit yaratadiki, unda qayta aloqa hujum emas, sovg‘a sifatida qabul qilinadi).
· Toqatli bo‘ling, hamsuhbatingiz hamma narsani bilishi mumkin emas (xuddi siz kabi).
4-maslahat. Raqamli servislar sonini minimallashtiring, ularni bir standartga solib, to‘liq hajmda ishlating
Har bir kategoriyada aynan bir servisdan foydalaning, ularni ko‘paytirishdan tiyiling. Kimgadir vaqtinchalik noo‘ng‘ay bo‘lar, lekin bundan butun tashkilot yutadi.
Quyidagilar bilan tanishib chiqishingiz mumkin:
· Slack yoki MS Teams korporativ messenjerlari;
· Zoom yoki unga o‘xshash videokonferensiyalar;
· G Suite, Office 365, Yandeks.Disk, Box, Dropbox kabi hujjatlar hamda jamoaviy ishlarni saqlovchi ofis to‘plami;
· raqamli imzo va hujjatlarni boshqarish servislari
· CRM (AmoCRM, SalesForce, …);
· vazifalarni boshqarish servisi (Jira, Asana, Bitrix, Trello);
· xodimlardan qayta aloqa qabul qilish tizimi Yva.ai, Glint, Qualtrics;
· Karma Bot kabi oniy tashakkur tizimlari;
· korporativ ijtimoiy tarmoq Facebook Workplace, Yammer;
· Maktabda ko‘r-ko‘rona o‘n barmoq bilan harf terish usulini o‘rganmagan xodimlar uchun shu kursdan o‘tishni tashkillashtiring. Klaviaturada daqiqasiga 150–200 belgidan sekin terish masofadan turib ishlash davrida raqamli kommunikatsiyani juda qiyinlashtiradi.
5-maslahat. Barchasini hujjatlashtiring
Masofadan turib ishlashga o‘tganda «yozilmagan qoidalar» degan tushunchaning o‘zi yo‘q. Hammasi hujjatlashtirilishi kerak. Hattoki u oraliq qaror bo‘lsa ham. Bu – bilimlarni uzatishda juda muhim ahamiyat kasb etadi. Masofadan turib, ayniqsa turli soat belbog‘larida yashayotgan odamlar sinxron bo‘lmay ishlaydi, Slack kanalida uch qatorgina to‘xtovsiz hujjatlashtirish ham jonli muloqot hajmining kamligiga kompensatsiyadir.
Uchrashuvlarni hujjatlashtirish va bayonlashtirish har bir xodimning qoidasi, majburiyati va odatiga aylanishi kerak. Sobiq kotibalar va rahbar yordamchilari zimmasiga endi virtual uchrashuvlarni hujjatlashtirish va korporativ kanallarda uchrashuvlarning bayonnomasini e'lon qilib borish vazifasi yuklanmoqda.
Barcha maqsadlar yozma ko‘rinishda aniqlashtirilishi kerak. Har bir jamoa va xodim uchun. Xodimlar o‘rtasida bu maqsadlarga erishish natijasi oyiga kamida 2-4 marta, ba'zan haftasiga bir necha bor muhokama qilinishi kerak.
6-maslahat. Real vaqt rejimida biznes jarayonlarini kuzating
Odamlar yangi sharoitlarga sal-pal o‘rganishgach, kompaniya rahbarlaridan biznes darayonlarni kuzatishi va samaradorligini ta'minlash talab etiladi. Bunda Process Intelligence yoki ABBYY Timeline kabi ilovalar yordam beradi.
Bu intellektual yechimlar real vaqt rejimida tashkilot ichida nimalar bo‘layotganini tahlil qiladi: vazifani bajarish qanday bosqichda ekani, muddatlardan o‘tib ketish va uzilishlar bor-yo‘qligini ko‘rsatadi. Ular xodimlar tomonidan informatsion tizimlarda qoldirayotgan «iz»larga asoslanadi, shuning uchun bunday yechimlarga xodimlarning qayerda ishlashi: uy yoki ofisda, farqi yo‘q.
Yana bir maslahat: xodimlarning hayotini yengillashtirish va ularni maksimum ravishda bir xillikka o‘ralashib qolishdan ozod qilish. Chunki dastlabki kunlar uydan turib ishlash «sug‘ur kuni»ni eslatib yuboradi, ayniqsa vazifalarda qo‘lda bajariladigan, intellektual yuklama talab qilmaydigan operatsiyalar ko‘p bo‘lsa.
7-maslahat. Xodimlardan uzluksiz qayta aloqani ta'minlang, ularning baxti va stressini o‘lchang
O‘lchab bo‘lmaydigan narsani o‘zgartirish qiyin. Lord Kelvin bir asr avval shunaqaroq gap aytgan. Yva.ai kompaniyasida biz buni juda tez-tez qaytarib turamiz.
Inson kapitali – masofadan turib ishlash jarayonida tashkilotning bosh aktivi va boyligidir. Shu sababli siz xodimlaringizning emotsional, shaxsiy va kasbiy farovonligi haqida doim qayg‘urishingiz kerak.
Lekin xodimlarni nima bezovta qilayotgani qanday qilib xolis baholash mumkin? Bu axborotni real vaqt rejimida qanday olsa bo‘ladi?
Ko‘pincha so‘rov tizimlaridan foydalaniladi. Biroq bunday tizimlardagi muammo bir chorak yoki bir oy uchun taalluqli bo‘ladi.
Kutilmaganda masofadan turib ishlashga o‘tilganda hayotimiz haftasiga, kerak bo‘lsa kuniga o‘zgaradi. Agar biz xodimlarni kundalik so‘rovga tutsak, ular shunchaki savollarga javob bermay qo‘yishadi. Statistikaga ko‘ra, kundalik yoki haftalik so‘rovnomalarga ovoz beruvchi xodimlar soni 5-10 foizga pasayarkan, chunki odamlar ovoz berish uchun vaqt sarflashda ma'no ko‘rmaydi.
Yva.ai va People Analytics kabi zamonaviy texnologiyalar avtomatik ravishda hamkorlik sifati, ishga jalb qilinganlik, charchoq, stress, haddan ziyod ishlab yuborish, muvaffaqiyatli yetakchilik amaliyotlari, mojarolar va hokazo signallarni o‘lchash imkonini beradi.
8-maslahat. Noformal yetakchilarni aniqlang va ularni o‘z ittifoqchingizga aylantiring
Bilasizmi, korxonangizdagi 3 foiz xodim 84 foiz odamning fikrini boshqaradi. Statistika shunaqa. Bu 3 foiz xodimlar noformal yetakchilar deb ataladi.
Bu odamlar shundoq ham tashkilotingizni boshqarishda katta darajada ishtirok etishgan, biroq masofadan turib ishlash davrida sizni buni istaysizmi-yo‘qmi, noformal yetakchilar bo‘lib qolishadi.
Bu noformal yetakchilar kim ekanini bilasizmi? Ular sizning qadriyatlaringizni qo‘llashadimi? Ular siz tomondami?
Tashkilotlarda muvaffaqiyatsiz tugagan transformatsion jarayonlarning ko‘pchiligida ular oliy rahbariyat global o‘zgarishlarni noformal yetakchilarga ishonishgani sababli ro‘y bergan. Formal yetakchilar va noformal yetakchilar — ular turli guruhdagi insonlar va ularning yo‘li faqat qisman kesishadi.
ONA (organizational network analysis), xususan Yva.ai kabizamonaviy tahlil qurollari shunday noformal yetakchilarni avtomatik ravishda topish imkonini beradi. Ular bilan real vaqt rejimida qayta aloqa o‘rnatish, ular bilan emotsional va professional munosabatlarga kirish mumkin.
O‘zingizning noformal yetakchilaringizni aniqlab oling. Ular bilan doimiy ravishda yakkama-yakka suhbat uyushtiring. Ularga o‘z g‘oyangizni shaxsan taqdim etayotganingiz bilan professional hurmat ko‘rsating, ularning fikrini inobatga oling, vakolat bering. Shunda kompaniyangizdagi transformatsion jarayonlarda boshqarish sifatida keskin oshadi.
